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C'est un peu tôt pour commencer à parler des prix des flyers je pense...
Soit tu as des sponsors, soit tu paies toi-même. Je dis de la daube mais par exemple, Clair de Lune pourrait payer les flyers pour PoC et Knarf. Pour les autres, chaque auteur voulant un flyer paie le sien et voilà...
De même, les chaises peuvent être payées par Clair de Lune (:D) ou ramenées par chaque personne présente.

Je pense qu'au final le plus cher sera le billet de train.

Les chaises c'est un détail, le mobilier de base est généralement fourni par l'organisation, mais la déco du stand, les affiches, tout ça c'est à la charge des exposants.
Ceci dit, avant tout, il faut plancher sur la faisabilité de se faire inviter dans une telle convention avant d'imaginer quoi que ce soit d'autre. S'il fallait payer l'emplacement, on serait tout de suite dans une catégorie différente.

Ensuite il faut définir le but à poursuivre, qui est la cible et qu'est ce qu'on veut faire passer.

Enfin les détails techniques, ceux qui font du mal au portefeuille. Mais tant que les deux premiers points ne sont pas clairs, il n'est pas fort utile de travailler les détails du troisième.

Tiens... Personnellement, j'aurais mis la définition du but poursuivi avant la faisabilité de l'invitation. Parce qu'avoir un véritable objectif, je pense que ça aide pour l'invitation...

Oui, l'un ne va pas sans l'autre, mais sans invitation, on est quasi marron d'un point de vue financement, donc ça prend le pas je pense.
Le point numéro 2, on en a dégrossi les grandes lignes. Reste à les affiner pour le point 3, mais il y a certainement suffisament d'éléments pour creuser, et emporter, le point 1.

C'est une question de réalité par rapport à la théorie. Dans un projet, on devrait faire une analyse détaillée avant de pouvoir donner le coût et la date de livraison. Dans la réalité, on nous donne le budget et la dead line. Puis on se débrouille pour y caser un projet qui tient la route. (parfois ça le fait, parfois ça le fait pas du tout )

C'était ce que je voulais dire : avec mes histoires de mobilier, je me "moquais" (gentiment ) de revan qui parlait du prix des flyers
Bien sûr, on est loin de tout ça, c'est du micro-détail. A part le déplacement, on peut faire le reste avec très très peu d'argent (pas besoin de louer un orchestre, un écran plasma et des défilés d'orcs). Le seul intérêt de ce topic est de se demander si c'est réalisable (oui à condition que PoC parvienne à faire notre pub et nous "obtenir" une place), si ça a un intérêt quelconque (oui, le fun !), et si faire de la promo se justifie (faut attendre l'Agoraphonix pour pouvoir en reparler vraiment).
Ensuite viendra l'histoire du projet à monter (flyers ou pas, cds ou pas...)

Mais avant quelques semaines (Agoraphonix et réponse de POC donc), j'ai un peu l'impression qu'on va mouliner dans le vent...

Et pourquoi pas simplement des cartes de visites ??